E mail nasıl yazılır ?

E mail nasıl yazılır
Bu sayfayı paylaşmak ister misiniz ?

E mail nasıl yazılır ?

E postalar modern iletişimin önemli bir ayağıdır.Kişisel kullanımda önemli yer tutan ve gün geçtikçe resmi işlemlerde  de kullanılmaya başlayan özellikle de iş yaşamının vazgeçilmezi halinde gelen,  e mail vasıtasıyla haberleşirken dikkat edilmesi gereken noktalar vardır.

"E mail nasıl yazılır ?" başlıklı yazımızda etkili bir e mail yazmanın incelikleri hakkında adım adım bilgi vermeye çalışacağız.

Kime yazdığınız, e-postanızı nasıl yazacağınızı, iletişimin tonunu, resmiyetini ve içeriğini belirleyecektir.

İşinizle ilgili e-postanızın okuyucusu meslektaşınız, müşteriniz veya yöneticiniz olabilir. Her okuyucu farklı bir geçmişe, proje bilgisine  sahip olacaktır. Proje kısaltmalarını, aynı detaylı proje bilgisine sahip olan bir meslektaşınıza yazdığınız mailde kullanabilirsiniz. Ancak aynı kısaltmalar,projeye bu anlamda dahil olamayan projenin maddi kısmına ilişkin dahil olan bir muhatap için kafa karıştırıcı olabilir.

  • E mailinizin konu satırını hazırlarken özen gösterin.

Konu satırı, e-postanızın mini özetidir. E-postanızın okunmasını sağlamak için büyük fırsat sunar. Konu satırının amacı, okuyucunuzu e-postayı okuması gerektiği hissi uyandırmaktır. Bu bölüm aynı zamanda hataların en sık yapıldığı yerdir.

Bu bölümü e-postanızın başlığı olarak düşünün. İçeriğin 3-8 kelimelik bir genel görünümü olmalıdır.

Çok kısa veya çok uzun olan konu satırları karışıklığa neden olur. E-postayı yanıtlamak zor veya kafa karıştırıcı görünüyorsa, alıcı hemen kapatabilir veya hiç açmayabilir.

  • E maili yazdığınız kişiyi selamlayın.

Hazırladığınız e  mailin mahiyetine göre,yazdığınız kişinin kim olduğuna göre selamlamada kullanacağınız kelimeler değişebilecektir.Bir iş maili hazırlarken "Sayın" şeklinde başlarken,daha samimi bir mailde "Sevgili" şeklinde de başlamak mümkündür.

  • Yazdığınız mail bir cevap mailimi yoksa yeni bir duruma ilişkin mi ?

Mailinizin selamlama bölümünü geçtikten sonra sıra mailinizin metin kısmının başlangıcına gelecektir.Daha önceden muhataptan aldığınız bir mail var ve bu maile cevap niteliğinde bir mail hazırlanıyor ise buna ilişkin açıklamaya yer verilmelidir.Bu kısmı resmi yazışmalarda yer alan ilgi kısmına benzetmek mümkündür.Bu suretle muhatabınıza konuyu anımsama imkanı tanımış olursunuz.

Yazışmanın bir geçmişi var ise kendinizi veya firmanızı tanıtmanıza gerek yoktur ancak mailiniz cevap niteliğinde değil ise meşgul bir okuyucuyu rahatsız etmeden sıkmadan, kendinizin veya firmanızın kısaca faaliyet alanları ve uzmanlıkları hakkında bilgi verin,ardından yazıyı uzatmadan esas konu ve varsa talebinize yer vermekte fayda vardır.Mailinizin başlangıç kısmı önem verdiğiniz konuya ayrılmalıdır.

Örneğin "Talep ettiğiniz yedek parçalar bu hafta teslim edilmek üzere hazırlandı." Cümlesi mailinizin temel ögesi ise buna ilk bölümde yer vererek,muhatabın dikkatinin dağılmasına mahal vermeden konuyu aktarmanız gerekmektedir.Buradaki temel anahtar hızlı bir şekilde kilit bilgiyi okuyucuya ulaştırmaktır.

  • E mailinizde birden fazla farklı konuya yer vermek yerine tek bir konuyu  veya birbiri ile bağlantılı konuları aktarmak üzere tasarlayın.

Her e-posta yalnızca belirli bir öğeyi, görevi veya isteği kapsamalıdır. Tek bir e-postada birden fazla eyleme veya talebe yer vermek karışıklığa ve verimsizliğe neden olacaktır. Bir e-posta hem müşteri analizini hem de üç aylık toplantı için bir planlama içermemelidir. Bu senaryoda iki ayrı e-posta yazılmasında fayda vardır.

Pratikte, bazen aynı konuyla ilgili birkaç bilgi sormak zorunda kalabiliriz. Bu durumda, talebinizin bileşenlerini açıklığa kavuşturmak için numaralandırılmış bir liste kullanın. Bu, okuyucunuzun kolayca yanıt vermesine yardımcı olur.

  • Hazırladığınız mailde ne talep ettiğinizi ve muhatabın bunun için ne yapabileceğini veya yapması gerektiğini belirgin bir şekilde ifade edin.

E mailinizde açıkça cevap vermeniz gereken iki soru vardır. Neye ulaşmayı umuyorsunuz, ve yazdığınız kişi nasıl yardımcı olabilir?Mailinizi kontrol ederken bu iki sorunun cevabını net olarak alabilirseniz mailiniz beklenen faydayı sağlayacaktır.

  • Mailinizi kısa tutmaya özen gösterin.

Profesyonel e-postaların uzunluğu epik olmamalıdır. Okuyucularınızın zamanına saygılı olun, çünkü mesajınızın gereğinden uzun olduğunu görürlerse muhtemelen  büyük bir bölümünü okumaktan imtina edeceklerdir.

Uzun uzadıya tartışılması gereken konularda e posta haricinde bir iletişim yolu kullanın.

  • E mailinizi sonlandırırken saygı kalıpları kullanın.

Bir e-postayı adınızı yazarak sonlandırmanın birçok yolu vardır , ancak profesyonel bir kelime kalıbı  , muhatabın ilgisini çekmek için en   makulü olacaktır."İçtenlikle","Saygılarımla"."Cevabınızı bekliyorum"."Zaman ayırdığın için teşekkürler" en güvenilir mail sonlandırma seçenekleridir.Mailinizin sonuna isminizi eklemeyi unutmayın.

  • E Mailinizi sonlandırırken kontrol etmeyi ihmal etmeyin.

Yorucu bir sürecin ardından hazırladığınız metni kontrol etmeden muhataba göndermek ciddi bir risk yaratacaktır. E mail nasıl yazılır başlıklı yazımızın en önemli noktasının burası olduğu kanaatini belirtmekle birlikte ,harf hatası ile dahi muhatabınız karşısında komik duruma düşme hatta ciddi yanlış anlaşılmalara neden olma ihtimalinizin bulunduğunu asla unutmayınız.Bu nedenle bir dakika dahi olsa e mailinizi kontrol edin.

  • Modern ve basit yazı tiplerini kullanın.

E-postanız için seçmeniz gereken yazı tipi  daha modern ve basit ve ekranda okunması kolay olan sans serif (sonunda dekoratif vuruşsuz bir yazı karakteri) seçmek en iyisidir. Küçük boyutta bir yazıyı okumak daha kolaydır. Gmail, varsayılan olarak Sans Serif'i kullanır. Arial, Helvetica, Tahoma, Terbuchet MS veya Verdana'yı da kullanabilirsiniz.Metin boyutunu 10-12 arasında tutmanızda fayda vardır.

  • Sonuç

E mail nasıl yazılır ? Başlıklı yazımızı sonlandırırken belirtmek isteriz ki aldığımız ve gönderdiğiniz e-postaların hacmi, bazen etkili bir iş e-postası yazma motivasyonumuzu azaltabilir. Bir e-posta hazırlanırken dört önemli soruyu temel üzerinde şekillendirin. Bunlar özlü ve açık bir anlatım, bilgiyi ve okuyucuya olan talebin iletilmesidir.

 

İLGİLİ BAĞLANTILAR:

CV de hobilere ne yazılır ?

Dava dilekçesi nasıl yazılır ?

ETİKET:E mail nasıl yazılır

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir